Männedorf Professionalisierungsschritt dank Todesfall- und GrabverwaltungDie Todesfall- und Grabverwaltung der i-web ist eine prozessorientierte Applikation für Bestattungsämter mit Zusatzfunktionen im Friedhofbereich. Sie erleichtert die Arbeit beträchtlich, verbessert den Kundenservice und beschleunigt die Abläufe, wie das Gespräch mit dem Bestattungsamt-Leiter der Gemeinde Männedorf zeigt.
i-web: Die Gemeinde Männedorf hat sich im April 2010 für die Todesfallverwaltung entschieden. Wie kam es zu diesem Entscheid? Rolf Baumann: Wir hatten bereits andere Programme der Firma i-web in Betrieb, hörten von der Todesfallverwaltung und liessen sie uns vorstellen. Der Sinn der Applikation leuchtete uns sofort ein. Vor allem die Möglichkeit zur Pendenzenübergabe entsprach einem offensichtlichen Bedürfnis: Wir sind hier zwei bis drei Personen, die für das Bestattungsamt arbeiten. Wenn jemand in die Ferien ging und mehrere Fälle offen waren, wurde es manchmal schwierig. Für solche Situationen ist die Applikation die ideale Lösung. Da wird alles ordentlich dokumentiert. Wer den Fall übernimmt, kann ihn nahtlos weiter bearbeiten. Gerade bei Todesfällen ist diese Professionalität wichtig. Es ist peinlich, wenn man eine Rückfrage an die Angehörigen stellen muss oder wenn etwas nicht klappt. i-web: Sind mehrere Todesfälle pro Tag bei Ihnen die Norm? Rolf Baumann: Nein. Unser Bestattungsamt ist überblickbar; wir erhalten ungefähr 80 Todesfallmeldungen pro Jahr. Wir sind somit vielleicht nicht die typische Zielgruppe für die Applikation. Grössere Gemeinden profitieren sicher noch stärker von den Vorteilen. Doch auch bei uns brachte die Applikation einen Professionalisierungsschritt, der uns der heutigen Zeit angemessen erschien. i-web: Wie spielen sich Todesfallmeldungen bei Ihnen konkret ab? Rolf Baumann: Die Angehörigen müssen uns Todesfälle innert zweier Tage melden. Wir empfangen sie persönlich bei uns im Büro und gehen mit ihnen die Fragen durch. i-web: Sitzen Sie dabei vor dem Bildschirm? Rolf Baumann: Ja. Ich sitze an meinem Pult vor dem Bildschirm, und die Angehörigen nehmen am Tisch daneben Platz. i-web: Sassen Sie auch vor der Einführung der Todesfallverwaltung während dem Gespräch am Bildschirm? Rolf Baumann: Nein. Früher setzten wir uns an den Tisch und nahmen die Informationen handschriftlich auf. Anschliessend erfassten wir sie im Programm. Das frühere Programm war sehr statisch, träge und nur mit Kniffen zu bedienen. Es ist gegenüber den Angehörigen höchst unangenehm, wenn es aufgrund von Computerproblemen zu Wartezeiten kommt. Oft konnten wir nicht einmal die wichtigsten Dokumente erzeugen, bis die Angehörigen gingen. Mit der neuen Applikation ist das nun völlig anders. i-web: Wie reagieren die Angehörigen, wenn Sie während dem Gespräch vor dem Bildschirm sitzen? Stört es sie? Rolf Baumann: Im Gegenteil. Viele zeigen sich sehr dankbar, dass alles so glatt und reibungslos läuft und so schnell erledigt ist. i-web: Ist das Gespräch heute kürzer? Rolf Baumann: Ja, massiv. Wir benötigen höchstens noch 20 Minuten für das gesamte Gespräch von A bis Z. i-web: Das ist wenig! Rolf Baumann: Ja, das ist wirklich toll. Dabei organisieren wir die gesamte Bestattung und geben den Angehörigen am Schluss die Dokumente gleich mit. Die Angehörigen sind oft erstaunt und erleichtert, wie schnell und leicht alles geht. Wenn sie wollen, können sie danach gleich beim Pfarrer vorbeigehen, denn diesen hat die Applikation in der Zwischenzeit bereits informiert. i-web: Wirklich? Versenden Sie die Informationen direkt während dem Gespräch? Rolf Baumann: Ja. Wenn ich den Prozess durchlaufen und alle Fragen beantwortet habe, drucke ich die Dokumente aus. Während die Angehörigen die Bestattungsanzeige kontrollieren, löse ich die Versände aus. Wir arbeiten dabei zurzeit mit E-Mails. i-web unterstützt auch SMS- und Fax-Mitteilungen. i-web: Die Applikation führt einem ja deutlich vor Augen, dass es sich bei der Todesfallverwaltung um einen Prozess handelt. War Ihnen das schon früher so stark bewusst? Rolf Baumann: Es war mir durchaus bewusst. Aber ich musste den Prozess auswendig kennen, und ich musste mir alles merken, was an Besonderem anfiel. Das ist anstrengend. – Man wird nicht jünger! Mit der neuen Applikation ist es nun ein Kinderspiel. Das Programm führt einen. Da kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Die Applikation erzeugt höchstens einmal eine Pendenz, falls irgendwo eine Angabe fehlte. Dann erinnert sie mich sofort nach dem Durchlaufen des Falls und bei jedem Programmstart an den offenen Punkt. Übrigens ist es auch sehr einfach, neue Leute einzuführen. Die Applikation ist leicht zu bedienen. Man muss einfach immer tun, was die Applikation einem sagt. i-web: Wie weit gehen die Aufgaben der Gemeinde Männedorf im Friedhofbereich? Rolf Baumann: Unser Friedhof ist überschaubar. Die Gräber werden fortlaufend nummeriert. Mit der Grabpflege haben wir nichts zu tun. Die Angehörigen engagieren selbstständig einen Gärtner, falls sie das möchten. Trotzdem nutzen wir auch in diesem Bereich vermehrt die Möglichkeiten der Applikation. i-web hat hier kürzlich ein Release durchgeführt, das uns viele wertvolle Neuerungen brachte. Das imponiert mir bei i-web: Dass sie immer mitdenken und die Applikation laufend verbessern. Die Arbeitswelt befindet sich ja heute in stetem Wandel. Auch die Gesetze ändern sich immer wieder. Da muss sich eine Applikation kontinuierlich anpassen. Hier ist i-web mit der Applikation auf bestem Weg. Wir erhalten laufend Anstösse, den Prozess weiter zu verbessern. Deshalb sind wir daran interessiert, dass die Applikation möglichst breit genutzt wird. Je mehr Anwender mitdenken, desto besser wird die Applikation. Das begeistert mich. Dabei lässt uns i-web eine grosse Freiheit. Wir Menschen tun uns ja schwer mit Standardisierungen. i-web lässt uns die neuen Instrumente immer auf unsere individuelle Art nutzen. i-web: Wie beurteilen Sie das ethisch: Tod und Informatik, ist das nicht ein Gegensatz? Rolf Baumann: Ich sehe hier keinen Widerspruch. Der persönliche Kontakt mit den Angehörigen bleibt ja erhalten. Im Gegenteil: Durch den schnelleren Ablauf bleibt vielleicht sogar mehr Zeit für persönliche Worte. i-web-Produkte in Männedorf:
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