Ressourcen frei für neue Aufgaben – die Erfahrungen des FriedhofsleitersIn der Stadt Luzern gibt es fünf Friedhöfe. Alle Friedhöfe werden aus dem Hauptfriedhof, dem Friedhof Friedental, verwaltet. Der Leiter des Friedhofs und sein 19-köpfiges Team nutzen die Todesfall- und Grabverwaltung für die Administrationsarbeiten und bald auch für den Grabunterhalt. Der Friedhof ist ein Bereich der Stadtgärtnerei.
i-web: Die Stadt Luzern hat 2013 entschieden, eine neue Applikation für die Todesfall- und Grabverwaltung einzuführen. Welches waren Ihre Anforderungen? Cornel Suter: Wir hatten zuvor eine gute Applikation im Einsatz, die jedoch nur unseren Bereich abdeckte. Wir wollten eine gemeinsame Lösung mit dem Zivilstands-/Bestattungsamt, um Ressourcen zu sparen. Bisher erhielten wir die Todesfallmeldungen per E-Mail und erfassten sie manuell in unsere Applikation. Neu werden die Daten vom Zivilstands-/Bestattungsamt vorerfasst. Für die Mitarbeitenden, die das Grab auf dem Friedhof eröffnen und schliessen, drucken wir die Bestattungsmeldungen direkt aus der Applikation aus. Unsere Administrationsmitarbeiterin ergänzt die Daten zur Bestattung in der Applikation und schliesst den Fall ab. i-web: Welche Daten ergänzt sie genau? Cornel Suter: Gelegentlich das Bestattungsdatum. Dann die Grabart – beispielsweise Gemeinschaftsgrab, Familiengrab oder Reihengrab –, die Grabnummer und die Dauer der Grabesruhe. Falls ein Grabstein aufgestellt wird, erfasst sie, wann er aufgestellt wurde und von welchem Bildhauer er stammt. Bei Friedhofserweiterungen eröffnen wir in der Applikation die Nummern der neuen Gräber, damit wir ihnen die Verstorbenen zuweisen können. Die Applikation ist auch ein Instrument für die Datenabfrage, zum Beispiel wenn Leute am Schalter nach dem Grab einer bestimmten Person fragen. i-web: Zusätzlich werden Sie bald auch noch das Bepflanzungsmodul einführen. Warum? Cornel Suter: Wir bieten auf dem freien Markt Bepflanzungs-Dienstleistungen an. Dem Kunden ist es freigestellt, ob er eine private Gärtnerei beizieht, ob er das Grab selber pflegt oder ob er uns beauftragt. Aufgrund des gesellschaftlichen Wandels werden immer häufiger auch langfristige Grabunterhaltsverträge abgeschlossen. Mit dem Bepflanzungs-Modul können wir diese Verträge in der gleichen Applikation führen wie die Gräber. Wir haben drei Angebote: Eine Bepflanzung mit Wechselflor mit vollem Unterhalt, eine einfache Bodenbedeckung mit Unterhalt oder einfaches Giessen des von Angehörigen bepflanzten Grabs. Der Preis variiert zudem nach Grabart, weil die Fläche unterschiedlich ist. i-web: Wie haben Sie die Bepflanzungsaufträge bisher verwaltet? Cornel Suter: Wir arbeiten zurzeit mit Excel-Listen. Die Mitarbeitenden müssen immer daran denken, die Daten in den verschiedenen Excel-Listen nachzutragen. Das wird vor allem bei Personalwechseln zum Problem. i-web: Werden Sie das neue Modul auch für Bestellungen brauchen? Cornel Suter: Bestellungen müssen wir nicht aufgeben, denn wir beziehen die meisten Pflanzen direkt aus der Eigenproduktion der Stadtgärtnerei und können sie dort einfach abholen. Dagegen werden wir sicher Kundenwünsche besser festhalten können. Auch die Vertragsdauern werden im System erfasst. Beim Auslaufen des Vertrags schreibt die Administration die Angehörigen an und fragt, ob sie den Vertrag verlängern möchten. Hier bietet die Applikation Unterstützung. Eigentlich wünschten wir uns auch eine automatische Schnittstelle ins Verrechnungsprogramm. Wir verzichten nun aber vorläufig darauf, weil wir pro Jahr nur 1500 bis 2000 Rechnungen haben. i-web: Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit i-web erlebt? Cornel Suter: Es war eine gute Zusammenarbeit: lösungsorientiert, verständlich, praktisch, einfach und sympathisch. Wir freuen uns nun auf die letzten kleinen Anpassungen. Sobald sich alles eingespielt hat, werden wir im Sommer das Bepflanzungs-Modul einführen.) i-web: Wie beurteilen Sie heute den Nutzen der Applikation? Cornel Suter: Wir haben Ressourcen gewonnen. Wir brauchen weniger Zeit für die Datenerfassung. Wir müssen jedoch seit 2014 mehr Rechnungen verarbeiten. Der Stadtrat hat im Rahmen eines Sparpakets entschieden, dass ab 2014 die Bestattung neu auch für Stadtluzerner kostet, für die sie bisher kostenlos war. Wir konnten dem Stadtrat zusichern, dass wir dafür keine zusätzlichen Ressourcen brauchen. Die Ressourcen, die wir dank der neuen Applikation bei der Datenerfassung einsparen, investieren wir jetzt in das Rechnungswesen
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