i-web: Warum suchten Sie nach Ihrem Stellenantritt in Uster ein neues Managementsystem für die Sportanlagen?
Beat Berger: Aus meinen bisherigen Erfahrungen in Sportmanagement-Funktionen wusste ich, wie wichtig eine Raumverwaltungssoftware ist. Die bisherige Software befriedigte nicht und wurde nicht mehr ausreichend gewartet.

i-web: Welche Anforderungen hatten Sie an die neue Lösung?
Beat Berger: Es sollte eine Standardlösung sein, webbasiert, mit Online-Buchungssystem und sehr schnittstellenfähig. Die Stadt Uster war mit ihrem Webauftritt bereits Kundin der i-web. Das war ein grosser Vorteil im Hinblick auf die Systemintegration. Auch die Rechnungsschnittstelle zum NEST-System war und ist für uns sehr wichtig.

i-web: Wer hat das RBS eingerichtet?
Beat Berger: Ich habe den Anfang gemacht, konnte dann aber die Arbeit schnell an meine damalige Praktikantin, Annatina Poltera, übergeben. Sie ist heute Leiterin Sportförderung und betreut ihrerseits wieder eine Praktikantin. Parallel zur Arbeit mit dem RBS konnten wir in unserem Team Ressourcen umverlagern.

i-web: Wofür haben Sie diese Ressourcen genutzt?
Beat Berger: Dank der Software und der laufenden Systemoptimierung sind Kapazitäten für die Sportförderung frei geworden. Konkret: Wir können heute mehr Sport- und Fun-Camps anbieten als früher. Neu führen wir zudem freiwillige Schulsportkurse ein. Der Ausbau der Sportförderung war auch einer der Gründe dafür, dass uns der Sportfonds des Kantons Zürich bei der Einführung des RBS finanziell unterstützt hat.

i-web: Worauf haben Sie beim Einrichten des RBS geachtet?
Beat Berger: Unser Ziel war es, das gesamte Sportangebot vollständig online abzubilden. Wir setzen dabei sämtliche Module ein, die im Webauftritt der Stadt zur Verfügung stehen. i-web bietet ja zum Beispiel auch Module zur Illustration der Sportanlagen, einen Sport-Veranstaltungskalender und ein Vereins-Modul an.

i-web: Wo sehen Sie die besonderen Stärken des RBS?
Beat Berger: Besondere Stärken sind die Stabilität der Applikation und die Qualität des Supports. Zudem bietet das RBS diverse Automatisierungsmöglichkeiten. Allerdings hängt es vom einzelnen Kunden ab, wieweit er diese Möglichkeiten nutzt: Wir möchten unseren administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren und streben eine möglichst vollständige Automatisierung an. Dies bedingt konzeptionelle Arbeit und Prozessanpassungen ausserhalb des Systems. Das wird oft unterschätzt. Diese Arbeiten kann uns der Software-Lieferant nicht abnehmen. Wenn wir – als Beispiel – ein kompliziertes Gebührensystem haben, dann kann es uns i-web zwar ermöglichen, dieses in der Applikation abzubilden. Doch der richtige Weg besteht darin, die Gebührenstruktur zu vereinfachen.
Für solche konzeptionelle Verbesserungen braucht es Mitarbeitende mit analytischen Fähigkeiten. Meine Mitarbeiterinnen verändern durch ihre Konzeptionsarbeit ihren Arbeitsinhalt: Der Anteil an hochqualifizierter Arbeit nimmt zu, der Anteil an Admininistrationsarbeiten ab.

«Wir nutzen das RBS konsequent»

Annatina Poltera begann ihre Arbeit im Geschäftsfeld Sport Uster als Praktikantin und ist heute Leiterin Sportförderung. Zusammen mit Beat Berger hat sie das RBS eingerichtet. Seither pflegt sie die Applikation und optimiert laufend die Prozesse. Wie geht sie vor?

i-web: Sie haben einen grossen Teil der Konfigurationsarbeiten für das RBS übernommen. Wie sind Sie dabei vorgegangen?
Annatina Poltera: Wir haben zuerst die wichtigsten Informationen erfasst, damit wir rasch mit dem System arbeiten konnten. Danach haben wir das System schrittweise weiter optimiert. Dabei hat mich der Supportdienst der i-web unterstützt und mir viele Zusatzoptionen gezeigt. Mittlerweile haben wir alle Informationen publiziert. Interessierte können sich so vollständig online informieren. Wir erhalten heute viel weniger telefonische Anfragen.

Ich versuche nun, den Administrationsaufwand weiter zu senken und die Abläufe effizient und sauber abzuwickeln. Bei der täglichen Arbeit mit dem System zeigen sich immer wieder Verbesserungsmöglichkeiten. Manches ist mit dem bestehenden System möglich, anderes bringen wir als Entwicklungswunsch ein. i-web entwickelt ja laufend neue Funktionen. Heute kann ich zum Beispiel alle Dokumente des Objekts und des gesamten Warenkorbs direkt im Bestätigungsprozess mitschicken. So muss ich nicht mehr ins E-Mail-Programm wechseln, was früher gelegentlich vorkam.

i-web: Wie sind bei Ihnen die Abläufe, wenn ein Vereinsmitglied eine Halle reservieren möchte?
Annatina Poltera: Zunächst schaut die Person, ob das Objekt frei ist. Sämtliche Informationen zu bestehenden Buchungen sind im Belegungsplan ersichtlich. Das vereinfacht den Vereinen die Planung. So können sie sich auch einmal direkt absprechen, falls sie beispielsweise Termine abtauschen wollen. Wir müssen in solchen Fällen also keine Drehscheibenfunktion mehr übernehmen.

Jede Anlage lässt sich direkt online reservieren. Innerhalb eines Arbeitstages prüfen wir die Reservationen und bestätigen sie oder lehnen sie allenfalls ab.

i-web: Vereine buchen ja oft regelmässige Trainings. Wie gehen Sie damit um?
Annatina Poltera: Die Serienreservationsfunktion des RBS haben wir für Online-Reservationen nicht freigeschaltet. Stattdessen tragen die Vereine den ersten Termin ein und geben im Kommentarfeld an, dass sie eine Dauerbelegung wünschen und ob diese befristet sein soll. Wir buchen die Serienreservation dann für sie und bestätigen sie direkt. Die Regelung ist so, dass wir Serienreservationen fortlaufend verlängern, solange der Kunde sie nicht aufkündigt. Bei jeder Verlängerung schickt das System den Verantwortlichen des Vereins eine Reservationsbestätigung. Spätestens zu diesem Zeitpunkt müssen sie reagieren, falls sie die Halle nicht mehr benötigen. Dies ist eine der Vereinfachungen, die wir mit dem RBS realisieren konnten. Und dieses Vorgehen erhöht für uns die Zuverlässigkeit der Serienreservation, weil sie regelmässig vom Verein zur Kenntnis genommen wird.

Früher mussten die Veranstalter jeweils separat noch Formulare ausfüllen, damit die Sportwarte wussten, welches Zubehör sie benötigen. Auch dies ist nun weitgehend nicht mehr nötig. Seit 2016 arbeiten die Sportwarte ebenfalls mit dem RBS und informieren sich direkt im System darüber, was die Vereine brauchen. Das ist eine wichtige Verbesserung.

i-web: War dieser Wechsel für die Sportwarte schwierig? Vermutlich sind ja nicht alle computergeübt.
Annatina Poltera: Alle Sport- und Hauswarte erhielten eine persönliche Einführung. Ich zeigte ihnen die Plattform und speicherte für sie die Zugangsadresse. Mit der nötigen Unterstützung konnten sie den Umgang mit dem System lernen. Dank der persönlichen Einführung konnten wir jeden Sport- und Hauswart individuell abholen. Das war uns wichtig. Wir wollen nicht, dass jemand ein privates Administrationssystem ausserhalb des RBS aufbaut. Alle Informationen sollen zentral im System geführt werden.

i-web: Wie erfolgt die Rechnungsstellung?
Annatina Poltera: Wir erstellen die Rechnungen im Nachhinein. So gibt es weniger Stornierungen. Die Rechnungen werden im RBS vorbereitet und dann ans NEST übergeben. Dort drucken wir die Rechnungen aus und verschicken sie auch selber.

i-web: Ihre wichtigste Zielgruppe sind ja die Vereine. Stehen Sie mit diesen auch direkt in Kontakt?
Annatina Poltera: Wir haben pro Verein mindestens eine Ansprechperson, mit der wir immer wieder auch direkte Kontakte haben. Wir nehmen diesen Personen auch gewisse Arbeiten ab. So erfasst zum Beispiel meine Mitarbeiterin die vielen Unihockey-Meisterschaftsspiele anhand einer Liste, die uns der Verein abgibt. Ziel ist, den Reservationsprozess so zu gestalten, dass ihn unsere Lernenden übernehmen können. Wenn alles sauber hinterlegt ist, ist das gut möglich.

Die Einrichtungsarbeiten selber sind anspruchsvoll. Doch es lohnt sich, sich dafür Zeit zu nehmen und sich dabei von i-web beraten zu lassen. Wir versuchen, das System konsequent zu nutzen, das heisst alle vorhandenen Möglichkeiten auch wirklich einzusetzen. Je mehr Zeit man hier investiert, desto einfacher wird die Arbeit für die Reservierenden.