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i-web: Das Sportamt Bern hat 2012 ein neues Reservationssystem für die Sportanlagen gesucht. Warum?
Martin Rhyner*: Wir hatten damals zwei separate Systeme in Betrieb: ein rudimentäres System für die Bewirtschaftung der Wasser- und Eisanlagen und eine File-Maker-Datenbank für die Turnhallen. Diese Lösung war teuer, weil sie auf einem internen Server der Stadt betrieben werden musste, und die Systeme waren nicht mehr zeitgemäss. Ein grosses Manko waren auch die Statistikfunktionen. Wir suchten eine neuzeitliche Lösung, die beide Systeme zusammenführt und zugleich eine Online-Plattform bietet. Wir hörten von anderen Gemeinden, dass sich so der telefonische Support reduziert. Zudem sollten unsere ehrenamtlich tätigen Mieter ihre Vereins-Reservationen abends erledigen können.

i-web: Sie haben sich für das RBS entschieden und sind seit August 2013 mit allen Objekten online. Wie hat sich die Online-Plattform bewährt?
Martin Rhyner: Die Leute nutzen das Tool, um nachzuschauen, welche Halle frei ist. Die Reservationen erfolgen jedoch oft noch via E-Mail oder Telefon.

i-web: Wie erklären Sie sich dies?
Martin Rhyner: Die Situationen sind bei uns komplex. Nehmen wir zum Beispiel die Sporthalle Wankdorf. Sie umfasst drei Turnhallen, eine Leichtathletikhalle, eine grosse Anzahl Rasenplätze, diverse Seminarräume, Garderoben. Da sind die Leute schnell überfordert. Ein Problem ist auch unser komplexes Preissystem. Oft rufen die Leute an, um zu fragen, zu welcher Kategorie sie gehören. In Bädern und Eisbahnen erlauben wir zudem gar keine Online-Reservationen, und auch Dauerbelegungen haben wir nicht für Externe freigegeben.

i-web: Es gibt aber schon vereinzelte Online-Reservationen?
Martin Rhyner: Klar, die einfachen Reservationen. Etwa ein einzelner Fussballplatz am Samstagnachmittag. Es ist aber unser klares Ziel, dies auszudehnen.

i-web: Hat sich für die Endkunden durch das RBS trotzdem bereits etwas geändert?
Martin Rhyner: Der Endkunde erhält heute einen besseren Support. Er sieht alle Belegungen online, und er erhält eine Reservationsbestätigung mit allen wichtigen Informationen. Allgemein hat sich der Informationsfluss stark verbessert. Die Hauswarte erhalten eine Kopie der Reservationsbestätigungen. Auf Wunsch wird der Vereinspräsident mit informiert.

i-web: Wissen Sie etwas über die Auswirkungen auf die Auslastung der Objekte?
Martin Rhyner: Wir sind zurzeit gerade daran, eine Statistik zu erstellen. Allerdings sind für die Zeit vor der Einführung des RBS keine Aussagen möglich. Nicht nur wegen den damaligen Applikationen. Bis 2013 waren auch unsere Tarife zu niedrig, was zu Hamsterreservationen führte. Wir haben die Preise nun erhöht und verstärken die Kontrollen. Die Badeaufseher im Hallenbad haben nun ein iPad am Pool, damit sie kontrollieren können, ob die Reservierenden tatsächlich gekommen sind und in welcher Zahl.

Wir müssen die Auslastung der Sportanlagen optimieren – ganz einfach, weil wir zu wenige haben. Zudem brauchen wir eine gute Statistikfunktion, um darzulegen, wann wir neue Anlagen brauchen. Mit dem RBS haben wir nun ein System, das uns hier helfen kann.

i-web: Sie haben ja auch eine Rechnungsschnittstelle zur Finanzbuchhaltung in Betrieb. Wie bewährt sich diese?
Martin Rhyner: Nach einigen Startschwierigkeiten in der Abstimmung der Schnittstelle zwischen dem RBS und der stadtinternen Finanzbuchhaltungsapplikation, funktioniert dies jetzt wunderbar. Das RBS könnte hier mehr, als wir zurzeit nutzen. Der Datenexport enthält alle relevanten Reservationsdaten. So verstehen die Finanzverantwortlichen der Vereine nun die Rechnung besser. Früher waren die Rechnungen für sie kaum nachvollziehbar.

i-web: Wie sehen Sie die weitere Zukunft mit dem RBS?
Martin Rhyner: Wir möchten das System zusammen mit i-web weiter optimieren. Es gibt noch Dinge, die man wissen muss, damit man im Prozess nicht stecken bleibt. Hier müssen wir Automatismen finden, beispielsweise bei der Tarifzuordnung oder beim Zusammenstellen des Warenkorbs. Es ist oftmals eine Frage der Kommunikation. Wir müssen zum Beispiel die Tarifstruktur noch besser erklären.

Es tauchen auch immer wieder neue Anforderungen auf. Das System muss eine grosse Komplexität schlucken. Wir betreuen ja nicht nur unsere eigenen Kunden. Da sind auch noch die Schulen mit ihren Stundenplänen, die wir im System abbilden müssen. Da ist der Kanton mit allen Berufsschulen und der Hochschule. Ich bin aber überzeugt davon, dass das RBS hier das richtige System ist.


* Martin Rhyner ist Mitglied der Geschäftsleitung des Sportamts Bern. Als Bereichsleiter Sportförderung ist er hauptverantwortlich für die Bewirtschaftung von rund 80 städtischen Sportanlagen mit rund 400 Nutzungseinheiten. Zudem leitet er die Sportförderung, die primär Bewegungsangebote für alle Altersgruppen und Events organisiert.

i-web: Welches sind genau Ihre Aufgaben als Sachbearbeiterin Reservationen?
Natalia Weber: Wir sind Kontaktpersonen für die Vereine sowie die Hauswarte und prüfen und bewilligen die unterschiedlichsten Reservationsanfragen. Weiter sind wir Ansprechpersonen bei allfälligen Beschwerden.

i-web: Seit August 2013 nutzen Sie für Ihre Aufgaben des RBS. Welche Erfahrungen machten Sie damit?
Natalia Weber: Es hat sich einiges vereinfacht, sowohl für die Vereine als auch für uns. Wir erhalten nach wie vor viele Anfragen für Dauerbelegungen. Mit dem neuen Reservationstool haben die Vereine im Vergleich zu früher nun aber selber die Möglichkeit, nach einer für sie passenden Halle zu suchen. Die Vereine können Serienreservationen zwar anschliessend nicht selber vornehmen, da einige Aspekte beachtet werden müssen. Die Online-Informationsplattform erleichtert uns die Arbeit aber erheblich. In unserer früheren Applikation war es nicht einfach, nach freien Hallenzeiten zu suchen. Zudem hatten wir zwei verschiedene Systeme, die nicht online verfügbar waren.,

i-web: Wie klappt die Zusammenarbeit mit den Hauswarten? Arbeiten alle mit dem RBS?
Natalia Weber: (lacht) Hier gibt es grosse Unterschiede. Einige Hauswarte haben sich noch nicht ganz an die neue Applikation gewöhnt, obwohl sie ja eigentlich einfach zu bedienen ist. Das braucht wohl einfach seine Zeit.

i-web: Die Hauswarte benötigen ja Informationen aus dem System.
Natalia Weber: Absolut. Daher haben wir für sie eine Kurzanleitung zusammengestellt. Wir haben ihnen das Tool an einer Sitzung vorgestellt und gezeigt, was sie beachten müssen. Im Juni werden wir diese Präsentation nochmals wiederholen, damit die Arbeit auch für die Hauswarte vereinfacht wird. Während den Schulferien zum Beispiel können sie nun nachschauen, ob ein Verein kommt oder nicht, damit die Halle nicht unnötig offen steht. Das Problem bei den Hauswarten ist meist, dass sie nicht am PC arbeiten. Das RBS bietet zwar Exportmöglichkeiten, diese werden jedoch noch nicht sehr häufig verwendet, da die Hauswarte es anders gewohnt sind.

Es gibt aber auch Hauswarte, die das System loben und sagen, sie hätten so eine viel bessere Übersicht. Bei den Endkunden ist es ähnlich. Einige arbeiten schon häufig mit dem Tool. Andere tun sich schwerer damit und rufen an, vielleicht auch, weil sie den persönlichen Kontakt suchen.

i-web: Welche Reservationen sind online möglich?
Natalia Weber: Die Bäder und die Eisbahnen haben wir nicht freigegeben, da die Belegungspläne sehr komplex sind und Zusatzwissen nötig ist. Die Turnhallen werden jedoch immer häufiger online reserviert.

i-web: Wirkt sich gemäss Ihrer Einschätzung die Online-Plattform auf die Auslastung der Objekte aus?
Natalia Weber: Ich habe das Gefühl, dass die Hallen unter der Woche heute noch etwas stärker ausgelastet sind als früher, weil die Kunden im Belegungsplan sehen, dass die Halle noch frei ist.

i-web: Welches sind Ihre Zukunftspläne für das RBS?
Natalia Weber: Zur Zeit wird eine Multi-Kopierfunktion umgesetzt, die uns beim Erneuern von Dauerbelegungen voraussichtlich viel Arbeit abnehmen wird. Zudem freuen wir uns auf die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Objekte parallel in nur einem Reservationsvorgang zu reservieren. Wenn man intensiv mit der Applikation arbeitet, sieht man immer wieder Verbesserungsmöglichkeiten. Davon profitieren sicher auch die anderen Benutzer.