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i-web: Seit Ende 2015 haben Sie ja für den Grossen Gemeinderat Winterthur ein ExtraNet mit Geschäftsverwaltungs-Schnittstelle im Einsatz. Hat sich Ihr Arbeitsleben dadurch verändert?
Marc Bernhard: Ich persönlich habe Zugriff auf unsere Geschäftsverwaltung und konnte schon vorher auf alle Inhalte zugreifen, die ich brauche. Dagegen haben unsere ExtraNet-User einen grossen Nutzen vom neuen System. Wir hatten zwar schon vorher ein ExtraNet im Einsatz. Aber dort waren die Informationen nicht vernetzt. Vor allem für Personen, die sich mit den Geschäften nicht vertieft auskennen, ist das neue ExtraNet viel übersichtlicher.

i-web: Eine Gever-Schnittstelle hatte das frühere ExtraNet nicht?
Marc Bernhard: Nein. Das ist der zweite grosse Vorteil der neuen Lösung. Diese Schnittstelle brachte vor allem für den Ratssekretär eine grosse Erleichterung. Er musste die Inhalte vorher dreimal erfassen: in der Geschäftsverwaltung selber, im ExtraNet und im Webauftritt. Da konnten auch einmal Fehler passieren. Heute müssen wir die Inhalte nur noch in der Geschäftsverwaltung korrekt erfassen. Dann erscheinen sie im ExtraNet und im Webauftritt automatisch korrekt.

i-web: Schicken Sie keine Papierunterlagen mehr an die Mitglieder des Grossen Gemeinderats?
Marc Bernhard: Den Papierversand hatten wir bereits 2014 eingestellt, unter anderem aufgrund eines Antrags aus dem Parlament. Damals arbeiteten wir noch mit dem alten ExtraNet. Kurz darauf teilte uns unsere Informatikabteilung mit, dass der Support für unsere ExtraNet-Lösung bald enden werde. Deshalb brauchten wir zwingend eine neue Lösung.

i-web: Warum wählten Sie die Lösung der i-web?
Marc Bernhard: Unsere IT-Abteilung folgt heute grösstenteils dem Motto „Buy before make“. Wir holten also mehrere Offerten ein. Die Lösung der i-web ist stark auf Gemeinden ausgerichtet. Das Angebot überzeugte durch ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis. Zudem war i-web dazu bereit, auf unsere wichtigsten Erweiterungswünsche einzugehen.

i-web: Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden?
Marc Bernhard: Das Preis-Leistungsverhältnis stimmt. Beim Nachfragen erhalte ich positive Feedbacks. Spontane Rückmeldungen erhält man ja üblicherweise vor allem, wenn etwas nicht funktioniert. Vereinzelt wurde zum Beispiel bemängelt, dass die sehr alten Dokumente im neuen ExtraNet und im neuen Ratsinformationssystem nicht mehr vorhanden sind. Wir haben unsere Geschäftsverwaltung seit 2006 im Einsatz. Ältere Inhalte konnten nicht in die neuen Systeme importiert werden. Es wäre zu aufwändig gewesen, die fehlenden Geschäfte und Dokumente nachzuerfassen. Normalerweise ist eine zehnjährige History auch ausreichend. Es kommt kaum vor, dass heutige Geschäfte länger zurückreichen.
Für uns war es vor allem wichtig, dass die Dokumentation für die Zukunft gut aufgegleist ist. Die heute relevanten Informationen sind auffindbar und in ansprechender Form präsentiert. Die Vernetzung der Informationen ist für die Benutzenden ein grosser Vorteil gegenüber der früheren Lösung. Das wurde uns nicht zuletzt auch aus der Stadtverwaltung so zurückgemeldet. Im früheren Extranet und im früheren Webauftritt musste man sich die Informationen zusammensuchen. Es war eine etwas behelfsmässige Lösung.

i-web: Wie äussert sich die Vernetzung der Informationen genau?
Marc Bernhard: Alle Geschäfte sind auch über über die Sitzungen auffindbar, an denen sie behandelt werden, und die Sitzungen über die Geschäfte. Der Plan der Sitzordnung ist mit den Porträtseiten der einzelnen Parlamentsmitglieder verlinkt. Auf der Porträtseite der Mitglieder sind alle wichtigen Informationen zur Person gesammelt aufgeführt: die Adresse, die Parteienzugehörigkeit, die Funktionen und Mandate. Zusätzlich wird angezeigt, welches Mitglied welche Vorstösse eingereicht hat. Das ist auch für die Ratsmitglieder selber interessant. Sie können der Bevölkerung so zeigen, dass sie gute Arbeit leisten.
Auch die Interessenbindungen sind direkt bei der Person ersichtlich. Sie waren früher für alle Mitglieder in einem Dokument zusammengefasst. Die Informationen waren also auffindbar. Es macht aber sicher mehr Sinn und ist transparenter, wenn diese Informationen direkt beim Mitglied erscheinen.

i-web: Winterthur hat ja im ExtraNet auch ein internes Mitteilungssystem aktiviert. Wofür benötigen Sie dieses?
Marc Bernhard: Das Mitteilungssystem war eine unserer Sonderanforderungen. Wir hatten schon früher ein solches System. Neu ist nun, dass die Kontaktadressen direkt aus der Geschäftsverwaltung übernommen und laufend abgeglichen werden. Sie sind also sehr zuverlässig. Wir nutzen das System deshalb für alle Versände an einzelne Kommissionen oder Personen oder an das gesamte Gremium. Das Mitteilungssystem hat nun auch eine Anbindung an E-Mail-Programme. So erfolgt eine Ablage der versendeten Nachrichten im Mailprogramm. Das hatten wir früher nicht.

i-web: Im ExtraNet können die Benutzer ja bei Bedarf selber Inhalte hochladen. Nutzen Sie diese Funktion?
Marc Bernhard: Nein. Das war bisher kein Bedürfnis. Das ExtraNet ist bei uns bewusst auf Einweg-Kommunikation ausgerichtet. Wenn jemand ein Dokument hat, das hochgeladen werden muss, schickt er es ans Ratssekretariat.

i-web: Wie haben Sie das Projekt mit i-web erlebt?
Marc Bernhard: Das Projekt dauerte relativ lang. Das hatte aber auch mit uns zu tun. Wir wünschten einige Spezialanfertigungen und hatten nicht immer die nötigen Kapazitäten, um neue Funktionen rasch abzunehmen.
Der Ton der Zusammenarbeit war aber immer angenehm. Manchmal fühlten wir uns etwas in der Sandwichposition zwischen dem Gever-Anbieter und i-web. In diesen Situationen hat es sich bewährt, alle Beteiligten am runden Tisch zu versammeln. So konnten wir uns immer finden.
Es gab in diesem Projekt für i-web einige technische Knacknüsse zu lösen. i-web sagte uns aber, dass die Neuentwicklungen auch für andere Kunden nützlich sind. Somit hat sich die Zusammenarbeit für beide Seiten gelohnt.

i-web-Produkte in der Stadt Winterthur:

• Ratsinformationssystem Grosser Gemeinderat
• ExtraNet mit Publikationsschnittstelle zum Geschäftsverwaltungssystem