Ressorts vernetzen – Vom IntraNet zum Verwaltungs-ExtraNetDas ExtraNet dient vielen Verwaltungen und Institutionen als interne Kommunikations- und Informationsplattform, wo das gesamte Personal benötigte Informationen vorfindet und auf dem Laufenden bleibt. Der Zugriff ist auch von zu Hause aus einfach und sicher möglich. Gerade dies scheinen die Mitarbeitenden zu schätzen, wie die ExtraNet-Statistik der Stadt Rapperswil-Jona zeigt.
i-web: Sie haben in der Stadt Rapperswil-Jona ein Verwaltungs-Extranet. Wie kam es dazu? Hansjörg Goldener: 2007 vereinigten sich die politischen Gemeinden und die vier Schulgemeinden von Rapperswil und Jona. Zuerst hatten wir ein Intranet. Als dann i-web die ExtraNet-Lösung anbot, übernahmen wir diese Lösung. Der Stadtrat verfolgt die Vision eines vernetzten Ressortsystems. Das ExtraNet erschien ihm als ideales Instrument, um diese Vision umzusetzen. Das ExtraNet ist für uns eine Weiterentwicklung des Intranets. Das Intranet steht den Mitarbeitenden nur am Arbeitsplatz zur Verfügung, wenn sie an das interne Netz angeschlossen sind. Im ExtraNet können alle Mitarbeitenden passwortgeschützt jederzeit auf die Informationen der Stadt zugreifen, auch von zuhause aus. Zugleich nutzen wir das ExtraNet auch für die Behörden: Die Kommissionsmitglieder und die Mitglieder des Stadtrats sehen in geschützten Bereichen zum Beispiel Ratsgeschäfte und Protokolle ein. Wir haben nun ein Instrument, das alle Bedürfnisse abdeckt: interne Kommunikation, Neuigkeiten, Zugriffe auf Sachgeschäfte für Personen mit Berechtigung. Alle kommen hier immer zu ihren benötigten Informationen. i-web: Welche Informationen publizieren Sie im ExtraNet? Hansjörg Goldener: Das Angebot ist breit: Wir publizieren zum Beispiel die News aller Abteilungen, wichtige Informationen des Personaldiensts und des Informatikdiensts für das gesamte Personal, ein Telefonverzeichnis, eine Weiterbildungsplattform. Dazu kommen die Protokolle der verschiedenen Kommissionen und vieles mehr. i-web: Zu Beginn mussten Sie die Kommunikationsplattform ja einrichten. Wo lagen hier die Herausforderungen? Hansjörg Goldener: Die Informationslieferung ist dezentral organisiert. Wir haben die Abteilungen geschult, damit sie die Informationen selber im ExtraNet aufschalten können. Der Personaldienst, der Informatikdienst, die Schulen: Alle schalten ihre Neuigkeiten und Informationen selber auf. Die Informationen werden so publiziert, dass nur Berechtigte Zugriff haben: Ein Verwaltungsmitarbeitender kann keine Stadtratsbeschlüsse lesen. Die Stadträte, die Geschäftsprüfungskommission oder ich als Stadtschreiber brauchen solche Berechtigungen. Die grosse Herausforderung für die Informatikabteilung und mich bestand darin, am Anfang die Zugriffsberechtigungen klar zu regeln. Wenn diese Berechtigungen einmal eingerichtet sind, bleibt der Datenschutz gewährleistet. i-web: Wie sehen Sie die Zukunft Ihres Verwaltungs-ExtraNets? Hansjörg Goldener: Wir versuchen, uns ständig weiterzuentwickeln. Wir bekommen nicht sehr viele Feedbacks. Aber manchmal kommen Vorschläge, weitere Informationen aufzuschalten, zum Beispiel das Absenzenmanagement. Solche Feedbacks setzen wir rasch um. i-web: Eine Art von Feedback ist ja auch die Webstatistik. Hansjörg Goldener: Ja, die Webstatistik ist interessant. Es gibt viele Zugriffe am Abend, von zuhause aus. i-web: Also scheinen die Mitarbeitenden die Informationen zu schätzen. Hansjörg Goldener: Das scheint so zu sein. i-web: Planen Sie auch Social-media- oder andere interaktive Funktionen im ExtraNet? Hansjörg Goldener: Die Stadt Rapperswil-Jona verzichtet im Moment bewusst auf den Einsatz von Social Media, auch im ExtraNet. Das ExtraNet soll vorerst weiterhin einfach gute Informationen bieten, die den Benutzern dienen. Das Behörden-ExtraNet in Rapperswil-Jona:Neben der Verwaltung verwendet die Stadt Rapperswil-Jona ihr ExtraNet auch für den Stadtrat und für diverse Kommissionen. Für diese Nutzerinnen und Nutzer sind im ExtraNet spezielle Informationsbereiche eingerichtet, in denen sie Protokolle und Informationen zu Ratsgeschäften vorfinden. Als besonders praktisch lobt der Stadtschreiber dabei die Suchmaschine des ExtraNets, die sämtliche Dokumente durchforstet und so auch ältere Dokumente per Knopfdruck schnell und zuverlässig findet. So sind die Stadtratsmitglieder während ihren Sitzungen bei vorhandenem Internetanschluss jederzeit voll dokumentiert. Wer zuhause oder unterwegs ein Geschäft vorbereiten will, verliert keine Zeit mit der Suche nach Unterlagen. i-web-Produkte in der Stadt Rapperswil-Jona:
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