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Am 6. Januar 2012 beschlossen die Firmen VRSG, i-web und CMI im Rahmen der Dreikönigslösung noch enger zusammenzuarbeiten. Für die Stadt Dübendorf war dies ein Glücksfall, sind doch alle drei Firmen wichtige Softwarelieferanten der Stadt. Im Herbst 2014 fragte i-web die Stadtverwaltung nach den Erfahrungen.

Automatisierte Geschäftspublikation

Vor der Einführung der Dreikönigslösung bestand in Dübendorf zum Beispiel bei der Sitzungsverwaltung ein beträchtlicher Leidensdruck, erinnert sich der Geschäftsleitungs-Assistent Mathias Vogt: «Wir führten die Inhalte in der Geschäftsverwaltungsapplikation, hatten aber keine Möglichkeit, sie den Behörden sinnvoll zur Verfügung zu stellen.» Anfangs blieb nur der Ausdruck auf Papier. Später wurden die Dokumente manuell ins ExtraNet hochgeladen. Heute publiziert die VRSG-Axioma-Publikationsschnittstelle die Inhalte automatisch im ExtraNet.

Online-Schalter mit Online-Zahlung

Massive Vorteile brachte die Dreikönigslösung in Dübendorf auch bei den Online-Diensten: Für sämtliche gebührenpflichtigen Dienste verlangt Dübendorf heute Online-Zahlungen. Die Abteilungen ersparen sich so das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Dank der Verbuchungsschnittstelle ins VRSG-Finanzsystem entfällt für die Finanz- und Controllingdienste die manuelle Verbuchung der Zahlungseingänge.

«Wir erhalten wie bisher die Online-Formulare, wissen nun aber, dass die Zahlung bereits erledigt ist, müssen also keine Debitorenrechnungen mehr erstellen und keine Mahnungsläufe mehr auslösen», sagt Michel Scherer, Leiter der Einwohnerdienste und des Zivilstands- und Bestattungsamtes. Auch die Kundschaft schätze es, die Zahlung sofort zu erledigen, anstatt nachträglich noch eine Rechnung bezahlen zu müssen. Dominik Pfefferli, Leiter des Einwohneramts, verweist auf einen weiteren Vorteil: Dank der Online-Zahlungspflicht gibt es bei den Online-Diensten keine Abschreibungen mehr.

Weil die Online-Dienste für alle Beteiligten viel einfacher und effizienter sind, hat Dübendorf das Angebot im Online-Schalter seit 2012 von rund 15 auf fast 100 Dienste ausgebaut. Ein beachtlicher Teil der Gesuche, Anträge und Meldungen gehen heute in Dübendorf via Online-Schalter ein, vor allem bei den häufigen Dienstleistungen im Einwohneramt, im Zivilstandsamt und im Betreibungsamt.

Web und App

Sämtliche Online-Schalter-Dienste mitsamt Online-Zahlung seien heute sogar via App möglich, betont Mathias Vogt. Wer sich nicht nach den Schalter-Öffnungszeiten richten möge, habe heute also mehr als genug Alternativen zur Verfügung. Selbstverständlich werden die Kunden jedoch auch am Schalter weiter gut bedient.
Die Stadt Dübendorf betreibt seit 2004 den Webauftritt und seit 2012 die App mit i-web. 2013 wurde die Zusammenarbeit erweitert:

Prozessorientierte Applikationen

Seit dem Frühjahr 2014 führt Dübendorf neu diverse prozessorientierte Applikationen der i-web ein. Projektleiter ist der Geschäftsleitungs-Assistent Mathias Vogt. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen zur Verbesserung der Effizienz und der Dienstleistungsqualität sind auch im Dübendorfer Strategiepapier festgeschrieben. Dabei soll auf «kompatible und moderne» Informations- und Kommunikationstechnologien gesetzt werden. Von den neuen Applikationen verspricht sich Dübendorf gemäss Mathias Vogt auch eine Vereinheitlichung der Abläufe, eine Sicherung des Prozesswissens und eine Minimierung der Fehlerquellen. Dübendorf betreibt seit 2009 ein ISO-zertifiziertes Qualitätsmanagement. «Auf diese Vorarbeiten konnten wir zurückgreifen», so der Projektleiter.

Einbürgerungsgesuche digital managen

Die Sachbearbeiterin Bürgerrecht der Allgemeinen Dienste, Debora Nettis, hat soeben das Einbürgerungssystem der i-web in Betrieb genommen. Sie sieht in der Applikation einen wichtigen Schritt in Richtung einer vollständigen Digitalisierung und elektronischen Dokumentation der Einbürgerungsgeschäfte. Mit dem Gemeindeamt des Kantons Zürich erfolgt der Dossieraustausch leider noch auf Papier. Innerhalb der Gemeinde muss sich die Sachbearbeiterin jedoch nicht mehr um Fallübergaben kümmern: Die Anfrage zur Auskunftserteilung an das Sozialamt erstellt die Applikation automatisch, ebenso die Aufforderung an das Einwohneramt zur Benachrichtigung der Gesuchstellenden am Schluss des Prozesses.

Elektronische Hundeverwaltung

Der Einwohneramts-Leiter, Dominik Pfefferli, verspricht sich vom prozessorientierten Hundekontrollmodul, das zurzeit eingeführt wird, einen besseren Überblick, unter anderem bei der Kontrolle der zu absolvierenden Kurse. Besonders nützlich findet er auch die automatisch erzeugten Briefe und Dokumente. Das bisherige System habe nicht einmal einen Excel-Adressexport erlaubt.

Digitales Bestattungsmanagement

Das Bestattungsamt hat eine frühere Applikation durch die prozessorientierte Todesfall- und Grabverwaltung der i-web abgelöst. Die Bestattungsbeamtin Beatrix Peterhans sagt, sie spare enorm viel Zeit, weil alles so einfach sei – bis hin zur Suchmaschine. Das Bestattungsamt bearbeitet jährlich rund 200 Todesfälle, führt die Bestattungsgespräche mit den Angehörigen und organisiert die Bestattung. Die Applikation automatisiere den Versand verschiedener Dokumente an rund 25 verschiedene Stellen, vom Transporteur über das Pfarramt und die Pensionskasse bis hin zum Betreibungsamt, sagt Bestattungsamt-Leiter Michel Scherer.

Für die Grabverwaltung schickte Beatrix Peterhans früher den Todesfallablauf und Dossierkopien auf Papier an das Tiefbauamt. Heute erstellt die Applikation für das Tiefbauamt vollautomatisch Pendenzen für alle anstehenden Aufgaben.