Vermietung zentralisiert, Einnahmen verdoppelt
Erfahrungen mit dem Reservations- und Bewirtschaftungssystem RBS
in der Gemeinde Goldach
in der Gemeinde Goldach
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In der Gemeinde Goldach werden seit Ende 2006 rund 20 Objekte mit dem RBS verwaltet, darunter auch eine örtliche Unterkunft und ein Lagerhaus. Seitdem die Informationen über die RBS-Objekte und die Belegungspläne auch online angezeigt werden, haben sich die Umsätze verdoppelt.
Durch den Zusammenschluss der politischen Gemeinde und der Schulgemeinde Goldach gingen zahlreiche Objekte an die Gemeindeverwaltung über, die regelmässig ausgemietet werden (siehe Kasten auf der Rückseite). Bisher waren für deren Vermietung die jeweiligen Hauswarte zuständig. Gerade unsere örtliche Unterkunft wird aber oft mit weiteren Räumlichkeiten zusammen gemietet. Weil da bisher unterschiedliche Ansprechpartner zuständig waren, war die Terminkoordination oft schwierig.
Zufallsfund
Wir wollten die Verwaltung unserer Objekte zentralisieren und dafür eine Software anschaffen. An der Orbit erfuhren wir dann aber, dass es die von uns benötigte Lösung auf dem Markt gar noch nicht gebe. Dennoch kauften wir ein System, das allerdings nie richtig funktionierte; zudem war der Service schlecht. Die Kosten für die Behebung von Programmfehlern wurden zum Teil uns in Rechnung gestellt. Zuletzt konnten wir das System nur noch mit einem Trick bedienen. Wir waren also höchst unzufrieden und stiessen dann vor rund zwei Jahren zufällig auf das RBS der i-web.ch.
Das RBS befand sich damals noch im Aufbau. Uns überzeugte aber von Anfang an das Konzept, dass die Objekte und deren Belegung im Internet abgebildet werden können und dass Online-Reservationen und -Zahlungen möglich sind. Zudem bezieht die i-web.ch die Kunden in die Weiterentwicklung ihrer Produkte ein. Wir erhielten also die Möglichkeit, das RBS in der Aufbauphase mitzugestalten. Bald wurden wir auch auf das GemWeb/CityWeb* der i-web.ch aufmerksam, das wir inzwischen ebenfalls eingeführt haben.
Online-Belegungspläne besonders gefragt
Heute hat ein grosser Teil der Kunden, die sich bei uns melden, die Belegung der Objekte bereits online geprüft. Die Belegungspläne des RBS gehören gemäss GemWeb-Statistik zu den meistbesuchten Seiten unseres Webauftritts. Gerade für Kunden, die mehrere Objekte zusammen mieten möchten, bietet das RBS einen Überblick, wie er von Hand unmöglich zu erreichen wäre. Mit dem RBS kann man sich die Belegungspläne gewünschter Objekte nebeneinander anzeigen lassen und erkennt so auf einen Blick, wann alle verfügbar sind. Die terminliche Vorabklärung nehmen heute insbesondere unsere Stammkunden meist selbstständig online vor. Wir werden erst nachher kontaktiert und sparen so natürlich Zeit.
Online-Reservationen sind bis heute allerdings eher noch die Ausnahme
(ca. 10%). Unsere örtliche Unterkunft haben wir auch gar noch nicht für die Online-Reservation freigegeben, und wir haben noch nicht aktiv für die Online-Reservation geworben. Hier möchten wir aber künftig einen Schwerpunkt setzen.
Längerfristig streben wir einen Anteil der Online-Reservationen von 30 - 40% an. Einerseits arbeiten wir an einem Faltprospekt mit Angaben zum Online-System. Andererseits weist unsere Verwalterin die Kunden mündlich auf die Möglichkeiten der Online-Nutzung hin. Anfangs fürchtete sie, den Kunden so das Gefühl zu geben, dass sie sie abwimmeln oder sich vor der Arbeit drücken wolle. Die Erfahrung zeigt aber, dass es beispielsweise die VereinsleiterInnen oft schätzen, wenn sie die Reservationen abends oder am Wochenende online vornehmen können, denn viele haben während den Bürozeiten kaum Zeit für telefonische Reservationen. Die Online-Reservation ist für diese oft jüngeren Kunden kein Problem, denn das RBS führt Schritt für Schritt durch den Buchungsprozess. Unsere Verwalterin muss die Buchung dann nur noch prüfen und bestätigen.
Einnahmen verdoppelt
Mit dem RBS lassen sich per Knopfdruck Umsatz-Statistiken generieren. Sie zeigen, dass sich unsere Objekt-Einnahmen seit der Online-Schaltung des RBS verdoppelt haben, obwohl die Buchungen der einheimischen Vereine nichts einbringen. Offensichtlich zeigt die Online-Präsenz Wirkung und zieht neue Kunden an. Zudem sind die Kunden offenbar mit unseren Angeboten zufrieden und kommen immer wieder darauf zurück. Die Umsatz-Statistiken sind auch ein wertvolles Instrument, um dem Gemeinderat die Auswirkungen des Systems aufzuzeigen.
Tarifsysteme vereinheitlicht
Als Leiter der Gemeinderatskanzlei musste ich zunächst den Gemeinderat für das RBS gewinnen. Danach begleitete ich die Einführung. Die Objekte und Preissysteme wurden von einer Mitarbeiterin des Grundbuchamts erfasst, die auch für die zentrale Vermietung zuständig ist. Wir nutzten die Gelegenheit der RBS-Einführung, um auch gleich die Tarifsysteme zu vereinheitlichen und die Preise für die verschiedenen Nutzerkategorien klar festzulegen. Vorher waren die Sonderkonditionen nicht immer transparent. Nun haben wir als Vermieter eine klare Linie, die wir auch nach aussen vertreten können. Die einheimischen Vereine können alle Objekte – mit Ausnahme der Unterkünfte – kostenlos nutzen. Unsere einzige Einnahmequelle sind also die Mieten von Privaten und Auswärtigen.
Anfangs betrieben wir das RBS intern. Ende November 2007 wurde dann aber unser neuer Gemeinde-Webauftritt, den wir mit dem GemWeb/CityWeb der i-web.ch erstellt haben, mitsamt dem RBS online geschaltet. Seither können die Informationen über unsere RBS-Objekte und die zugehörigen Belegungspläne online besichtigt werden, und die meisten Objekte sind online reservierbar.
Das RBS entwickelt sich weiter
Wir sind glücklich mit dem RBS. Schon dass das System zuverlässig läuft, ist für uns angesichts unserer früheren Erfahrungen nicht selbstverständlich. Das System deckt all unsere Bedürfnisse ab. Wenn wir einmal noch eine Verbesserungsidee haben, erstellen wir bei der i-web.ch ein Support-Ticket. Obwohl das System schon einen hohen Standard erreicht hat, werden regelmässig zusätzliche Erleichterungen realisiert. Die Produkte der i-web.ch bleiben eben nicht stehen, sondern entwickeln sich laufend weiter. Das schätzen wir sehr.
Für die Zukunft streben wir eine weitere Steigerung der Objekt-Auslastung an. Zugleich möchten wir den Verwaltungsaufwand weiter senken. Neben den Online-Buchungen wird hier sicher auch die Schnittstelle nochmals grosse Fortschritte bringen, die der Anbieter unserer Buchhaltungssoftware für das St. Galler eGovCenter-Projekt realisieren wird. Über diese Schnittstelle wird das RBS die Daten der automatisch generierten Rechnungen in elektronischer Form an unser Buchhaltungsprogramm übergeben.