Mehr Kundennähe, weniger Aufwand – 12 Jahre RBS in der Stadt ZugDie Stadt Zug nutzt das RBS für Säle, Sportanlagen, Hallenbäder und Kulturplakatstellen. Wer ein Objekt benötigt, besucht heute meistens die Online-Plattform. Die Applikation hat auch die interne Zusammenarbeit verändert.
In der Stadt Zug ist das RBS bereits seit 2001 in Betrieb. Hauptziel der RBS-Einführung war mehr Kundennähe, wie der städtische Informatik-Leiter Daniel Truttmann erklärt: Früher musste ein Verein, der abends in der Vorstandsitzung eine Generalversammlung plant, am nächsten Tag auf die Verwaltung anrufen, um zu fragen, wann ein Saal frei ist. Mit dem RBS werden alle Prozesse ins Internet verlagert. Alle sehen rund um die Uhr, wann welche Objekte noch verfügbar sind, und können sie in der abendlichen Sitzung auch gleich vorbuchen. Durch das RBS sei die Zuger Objektverwaltung kundenfreundlicher geworden, sagt Daniel Truttmann. Zugleich habe sich aber auch der Administrationsaufwand für die Stadt gesenkt. Es gebe viel weniger telefonische Anfragen. Bei Telefonanfragen weisen die Mitarbeitenden jeweils auf die elektronische Buchungsmöglichkeit hin. Bei den meisten Leuten habe es sich inzwischen automatisiert: Wer ein Objekt reservieren will, informiert sich selbstständig per Internet. Bei den Einzelbelegungen würden heute in der Stadt Zug über die Hälfte aller Reservationen online ausgeführt, sagt Daniel Truttmann. Ob sich durch das RBS die Auslastung der Objekte in Zug noch verbessert hat, kann Daniel Trutmann nach bald zwölfjährigem RBS-Betrieb nicht mehr feststellen. Doch eines steht fest: „Die Objekte sind begehrt.“ Das RBS informiert auch Hauswarte und Objektverantwortliche automatisch per E-Mail über Reservationen und bietet ihnen eine separate Verwaltungsplattform. Es verändere also auch die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern, dem Vermieter und dem Anlagewart, betont Daniel Truttmann: Wenn früher die Verwaltung den Sportanlagen-Verantwortlichen die Reservationsinformationen als Papierbündel übergab, so informieren sich heute die Anlagen-Verantwortlichen selbstständig per Internet. Das sei für technisch weniger Versierte manchmal ungewohnt, aber lernbar. Die Objektverwaltung ist oft anspruchsvoll: Manche Objekte stehen nur ausserhalb des Schulbetriebs zur Verfügung. Möglichst viele Interessenten sollen zum Zug kommen. Reservationen sollen einfach sein. Allfälliges Zubehör muss mit verwaltet werden. Die Preise müssen tragbar und gerecht sein. Oft kommt Besonderes hinzu: Die Küche ist nur reservierbar, wenn der grosse Saal nicht voll belegt ist. Reservationen dürfen nicht zu lange im Voraus erfolgen. Zwischen den Belegungen muss das Objekt gereinigt werden. Für gewisse Anlässe ist eine Polizeibewilligung erforderlich. Hier biete das RBS eine grosse Flexibilität, sagt Daniel Truttmann. „Die einen brauchen zusätzlich zur Turnhalle die Küche, andere die Garderobe.“ Verschiedenste Zusatzoptionen könnten im Reservationsprozess abgefragt und berücksichtigt werden. Doch zuerst müssen Grundlagen wie Benutzungsordnung und Gebühren abschliessend geklärt werden. „Bevor man sich hier nicht völlig im Klaren ist, ist keine Automatisierung möglich.“ RBS-Objekte in der Stadt Zug:Säle Die drei Mehrzwecksäle Altstadthalle, Burgbachsaal und Siehbachsaal der Stadt Zug werden ganztageweise für Ausstellungen, Vereins-, Privat- und Firmenanlässe oder Feste vermietet. Sie bieten Platz für 50 bis 200 Personen. Für das Jahr 2012 wurden insgesamt 4250 Reservationen für die Mehrzwecksäle über das RBS abgewickelt. Sportanlagen Die Abteilung Sport der Stadt Zug vermietet über 20 Sportanlagen, darunter eine Dreifachturnhalle, diverse Schul-Turnhallen sowie Fussball-, Leichtathletik- und Gymnastikanlagen. Oft werden Zusatzoptionen wie Tribüne, Garderobe oder Speakerbüro mitgemietet. Für 2012 wurden 16300 Reservationen für Sportanlagen über das RBS abgewickelt. Hallenbäder (Herti, Loreto) Für die Zuger Hallenbäder Herti und Loreto wurden 2012 rund 20 Reservationen über das RBS abgewickelt. In Hallenbädern bestehen oft separat belegbare Teilobjekte (z.B. Schwimmbahnen, Kinderbecken). Auch sie sind im RBS abbildbar. Kulturplakatstellen Für die Zuger Plakatstellen hat i-web.ch diverse Spezialoptionen ins RBS eingebaut. Die Plakatstellen werden in fixen Zweiwochen- oder Wochenblöcken vermietet. Pro Plakatwand darf ein Kunde nur einen von drei Plätzen buchen. 2012 wurden 1360 Kulturplakat-Aushänge, ausgeführt durch den Werkhof, über das RBS abgewickelt. i-web-Produkte in Zug:
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