Vorteile für alle – Das RBS in LindauHeinz Lieberherr ist seit 2014 Bereichsleiter Liegenschaften in der Gemeinde Lindau. Für die Verwaltung der Reservationsobjekte führte er das Reservations- und Bewirtschaftungssystem RBS ein. Wir fragten ihn, wie sich die Applikation bewährt.
i-web: Sie haben in Lindau das RBS eingeführt. Hat es sich gelohnt? Heinz Lieberherr: Sehr. Wir nutzen das RBS in einer ersten Phase vor allem als internes Reservationssystem. Wir baten die Vereine, uns die Angaben zu ihren regelmässigen Reservationen in einem Formular abzugeben. Wir haben die Reservationen dann selber im RBS erfasst und so bereits eine grosse Reservationsroutine gewonnen. i-web: Sind die meisten Reservationen in Lindau Vereinsreservationen? Heinz Lieberherr: In den Sportanlagen sind rund 95 Prozent der Reservationen regelmässige Vereinsreservationen. Die Turnhallen der Schulen sind tagsüber für die Schulen reserviert. Ausserhalb der Schulzeiten bietet die Gemeinde den einheimischen Vereinen die Möglichkeit, diese Räumlichkeiten zu nutzen. Daneben gibt es immer mehr externe Reservationen. Wir haben neben Sportanlagen auch noch einen Kultursaal, ein Mehrzweckgebäude und diverse Seminar- und Sitzungsräume. Bevor ich nach Lindau kam, war ich Liegenschaftsverwalter in einer anderen grösseren Gemeinde. Ich war erstaunt und beeindruckt, als ich sah, wie viele verschiedene Vereins- und Kulturanlässe es hier in Lindau gibt. Einiges hatte ich bisher noch nie gehört. „Everdance“ zum Beispiel, ein Einzeltanz für ältere Menschen. Es entstehen auch immer wieder neue Angebote. i-web: Bisher nutzten Sie das RBS ja rein intern. Haben Sie vorgesehen, künftig auch Online-Reservationen zu ermöglichen? Heinz Lieberherr: Ja. Das RBS ist für Online-Reservationen ja gut geeignet. Wir sind aber vorsichtig mit der Freigabe, denn wir möchten keine Bedürfnisse wecken, die wir nicht decken können. In Lindau gibt es nämlich eine Sommer- und eine Wintersaison. Gewisse Kurse finden nur in einer Saison statt, andere in beiden. Wir müssen aufpassen, damit keine regelmässigen Reservationen vergessen gehen und durch Dritte überbucht werden. Wir haben aber bereits ersten Externen eine Berechtigung für selbstständige Reservationen erteilt. In unserem Kultursaal gibt es das „Forum Lindau“. Diese Gruppe organisiert Kulturveranstaltungen mit renommierten Künstlern. Sie bucht den Kultursaal nun jeweils gleich selber und kann so mit den Künstlern gleich definitive Termine vereinbaren. Das Feedback ist sehr gut. Der Reservationsprozess sei selbsterklärend. Deshalb haben wir nun auch für die Schulen ein Konto eingerichtet, damit sie die Singsäle selber verwalten können. Auch sie sind sehr zufrieden. Den Leiter unseres Kulturraums habe ich vor der Konfiguration gefragt, was er von den Reservierenden jeweils alles wissen muss. Wir haben dann für den Kulturraum auch bewilligungstechnische Fragen in den Reservationsprozess eingebaut. Das Sicherheitssekretariat zum Beispiel prüft bei bewilligungspflichtigen Anlässen jeweils direkt im System, ob der Anlass bewilligt werden kann. Umgekehrt prüft die zuständige Person bei separaten Bewilligungsanträgen für Anlässe im Kulturraum jeweils auch kurz, ob überhaupt eine Reservation im RBS vorhanden ist. So schliesst sich der Kreis. Ich war aufgrund meiner früheren Erfahrungen mit Sicherheits- und Brandschutzfragen bei Grossanlässen vertraut. So konnte ich der Verwaltung in Lindau aufzeigen, dass das RBS auch Anlassbewilligungen unterstützt. i-web: Warum hatte sich Lindau für das RBS entschieden? Heinz Lieberherr: Wir schauten uns mehrere Lösungen an. Das RBS schien mir einfach und benutzerfreundlich. Ich kannte von früher andere Applikationen, die viel komplizierter aufgebaut sind als das RBS. Wir haben zum Beispiel eine Dreifachhalle, die nicht als Ganzes reserviert werden darf, wenn bereits ein Hallenteil reserviert ist. Im RBS wird das einfach abgefangen. Ich kann im RBS auch Veranstaltungstypen selber bestimmen. Zudem arbeitet die Gemeinde Lindau seit Längerem mit dem GemWeb/CityWeb der i-web und machte hier gute Erfahrungen. Das hat den Entscheid für das RBS zusätzlich begünstigt. i-web: Wie haben Sie das Projekt mit i-web erlebt? Heinz Lieberherr: Die Erfahrungen mit i-web waren sehr gut. Die Anleitungen schienen mir verständlich. Bei Fragen steht bei i-web eine kompetente Ansprechperson zur Verfügung. Das ist gemäss meinen Erfahrungen aus anderen Projekten nicht selbstverständlich. Wenn ich Schwierigkeiten hatte bei der Konfiguration, liessen sich diese zusammen mit dem Support-Mitarbeiter rasch beheben. i-web: Sie scheinen bei der Einführung des RBS auch intern keine Widerstände erlebt zu haben. Wie haben Sie das erreicht? Heinz Lieberherr: Ich denke, das liegt daran, dass alle Beteiligten die Vorteile sahen, die ihnen das RBS bringt. Unsere Saalwartin zum Beispiel erhielt ein Tablet und hat dort jetzt im RBS die Kontaktdaten der Reservierenden immer zur Hand. Wenn nach einer Reservation Zusatzaufwände anfallen, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden müssen, erfasst sie diese direkt im System. Die Reinigungsfirma stimmt ihre Tätigkeit nun via RBS direkt mit dem Veranstaltungsprogramm ab. Die Hauswarte haben für die Zeiterfassung Smartphones erhalten, die sie nun auch für das RBS nutzen können. Sie erfahren so zum Beispiel jeweils im Voraus, welches Material die Reservierenden benötigen. Einer der Gründe für die grosse Akzeptanz ist sicher auch, dass die frühere Situation unbefriedigend war. Die Personen vor Ort hatten oft keine aktuellen Informationen. Wenn bei einer Reservation etwas nicht klappte, hatten der Reservierende oder der Objektverantwortliche keine vollständigen Kontaktadressen. Es hatte auch niemand einen sicheren Überblick darüber, welche Reservationen tatsächlich stattfanden. Heute kontrollieren die Hauswarte, ob die Reservationen wirklich stattfanden. Das RBS erstellt dann aufgrund der Buchungen automatisch Rechnungen. Via Rechnungsschnittstelle werden wir die Rechnungen künftig an das Finanzsystem übergeben, wo der Rechnungsversand und das Mahnwesen erfolgen werden. i-web: Dann erlebten Sie also beim Projekt RBS überhaupt keine Widerstände? Heinz Lieberherr: Einen gewissen Widerstand gab es von den Vereinen, die uns anfangs einmalig viele Fragen zu ihren Serienreservationen beantworten mussten. Meine Vorgängerin kannte die Vereine gut und hatte viele Informationen immer im Kopf. Die Vereine haben aber schnell gemerkt, dass die bessere Dokumentation auch ihnen zugutekommt. Wichtig scheint mir zudem, dass die Reservationsprozesse nun in der Applikation hinterlegt sind und auch bei meiner Abwesenheit zur Verfügung stehen. Mein Stellvertreter zum Beispiel kommt während meinen Ferien problemlos mit der Applikation zurecht. Einen weiteren Vorteil sehe ich in der Statistik. Wir können jederzeit auswerten, wie stark die Räumlichkeiten der Gemeinde ausgelastet sind. i-web: Haben Sie Ausbaupläne für das RBS? Heinz Lieberherr: Sobald die Verrechnungsschnittstelle funktioniert, werden wir einen Teil der Objekte für die Online-Reservation freigeben. Dies könnte dazu führen, dass die Objekte der Gemeinde noch breiter bekannt werden und dass die Einzelreservationen durch Externe noch zunehmen. In den Liegenschaften einer Gemeinde stecken letztlich auch wertvolle Steuergelder. Die Einwohnerinnen und Einwohner sollen also so gut wie möglich von den Räumlichkeiten profitieren. Wer Zusatzleistungen wie zum Beispiel eine Reinigung benötigt, soll dafür einen fairen Preis bezahlen. Wenn zusätzlich Externe die Objekte zu attraktiven Preisen mieten können, profitieren alle Beteiligten davon. Längerfristig würde ich auch die internen Räumlichkeiten der Verwaltung gern mit dem RBS verwalten. Zudem überarbeiten wir das Benutzerreglement und die Gebührenordnung i-web-Produkte in der Gemeinde Lindau:
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