Elektronische Sitzungsdokumentation – „die Vorteile sind frappant“Die Stadt Wil hat das ExtraNet und die Sitzungsapp der i-web für mehrere Behörden im Einsatz. i-web hat den Informatikleiter, Kurt Hanselmann, nach den Erfahrungen gefragt.
i-web bietet mit dem ExtraNet eine Kommunikationsplattform für Behörden und Verwaltungen an. Viele Städte und Gemeinden nutzen es zur elektronischen Sitzungsdokumentation für Rats- und Behördenmitglieder. Oft dient es zudem als interne Publikations-Plattform für die Verwaltung selbst. Das ExtraNet ist webbasiert und macht so Inhalte und Dokumente orts- und zeitunabhängig zugänglich. Es verschickt die aktuellen Neuigkeiten automatisch als Newsletter und erinnert die Benutzenden an ihre Termine. Als Ergänzung oder Alternative zum sitzungsbasierten ExtraNet bietet i-web eine Sitzungsapp an. Die Sitzungsapp optimiert die Darstellung der Sitzungsinformationen aus dem ExtraNet für Tablet-Bildschirme. Die Inhalte des ExtraNets und der Sitzungsapp werden oft via Publikationsschnittstelle aus einem Geschäfts- oder Dokumentverwaltungssystem gespiesen und laufend automatisch synchronisiert. Auch eine Kommentarfunktion ist in beiden Applikationen enthalten. i-web: Der Wiler Stadtrat dokumentiert sich seit August 2014 mit dem ExtraNet und der Sitzungsapp elektronisch. Wie kam es dazu? Kurt Hanselmann: Das war ein Bedürfnis des Stadtrats selber. Wir haben eine junge, dynamische Stadtpräsidentin, und der ganze Stadtrat ist relativ jung. Die Mitglieder sind sich gewohnt, mit elektronischen Medien umzugehen. Sie wollten den Papierkrieg verringern und mit modernen Medien arbeiten. i-web: Welche Erfahrungen haben Sie mit dem neuen System gemacht? Kurt Hanselmann: Wir sind ausserordentlich zufrieden. Wir arbeiten mit dem Geschäftsverwaltungssystem Axioma. Das ExtraNet und die Sitzungsapp übernehmen die Inhalte. Alles ist sehr professionell organisiert. Wir sparen viel Arbeit und Papier. Dies ist auch ökologisch wertvoll. Zudem entfällt so die Frage nach der geordneten Entsorgung der Papiere, die irgendwo zuhause landen. Wenn die Papiere gar nicht gedruckt werden, muss man sie auch nicht entsorgen! Inzwischen haben auch die Baukommission und soeben der Schulrat auf die elektronische Dokumentation umgestellt. Die Sozialhilfebehörde wird noch folgen. All diese Gremien haben von sich aus gewünscht, die elektronische Dokumentation einzuführen. Da brauchte es von unserer Seite keine Überzeugungsarbeit. Die Vorteile sind frappant. Wir sind stolz auf unsere fortschrittlichen Behörden. Andere Gemeinden beneiden uns um sie. Sie sagen, bei ihnen wären höchstens einzelne Mitglieder einer Behörde dazu bereit, mit modernen Medien zu arbeiten. So ist die Arbeitserleichterung bescheiden. i-web: Verändert sich durch die elektronische Dokumentation auch die Arbeitsweise der Gremien? Früher machten sich die Ratsmitglieder vielleicht zum Beispiel Notizen auf ihren Papierunterlagen? Kurt Hanselmann: Das ExtraNet und die Sitzungsapp bieten ebenfalls eine Funktion zum Hinterlegen von Notizen. Insgesamt seien die Sitzungen eher kürzer geworden, berichten unsere Ratsmitglieder. Man feile heute weniger an Sätzen herum. Bisher haben wir das ExtraNet für Behördensitzungen verwendet. Nun werden wir auch noch unser Verwaltungs-Intranet durch das ExtraNet der i-web ablösen. Unsere Applikation ist in die Jahre gekommen und muss ersetzt werden. Da lag es nahe, das ExtraNet zu verwenden. i-web-Produkte in der Stadt Wil:
|
