Digitale Verwaltung – Thalwil machts vorDie Gemeinde Thalwil hat ihre komplette Geschäftsverwaltung digitalisiert. Den neunköpfigen Gemeinderat und die Kommissionen dokumentiert sie mit dem ExtraNet der i-web. Als Pilotkundin war sie bei der Entwicklung der Schnittstelle dabei, welche die BrainCONNECT-Inhalte im ExtraNet publiziert. Wir fragten den Projektleiter der Gemeinde nach den Beweggründen und Erfahrungen.
i-web: Seit November 2016 haben Sie ja für den Gemeinderat und für diverse Kommissionen ein ExtraNet mit einer Schnittstelle zu BrainCONNECT im Einsatz. Hat sich Ihr Arbeitsalltag dadurch verändert? Pascal Kuster: Ja. Wir kopierten zuvor für die Sitzungseinladungen und für die Aktenauflage an den Sitzungen oft Hunderte von Dokumenten. Die Assistentin des Gemeindeschreibers brauchte damals jede zweite Woche sicher drei Stunden, um die Unterlagen für den Gemeinderat auszudrucken und sorgfältig zusammenzustellen. Wenn Kommissionssitzungen bevorstanden, kamen weitere Stunden dazu, welche die Kommissionssekretäre aufwendeten. Heute stellen wir alle Unterlagen elektronisch im ExtraNet bereit. i-web: Wie haben die Behördenmitglieder auf die Änderung reagiert? Pascal Kuster: Die Umstellung war seit Langem geplant und scheint gut anzukommen. Der Gemeinderat hat das ExtraNet bereits seit einigen Monaten in Betrieb. In einer schriftlichen Evaluation äusserten sich die Mitglieder zufrieden. Einzig das Hinterlegen von Notizen hat sich noch nicht ganz eingespielt. Einige Gemeinderatsmitglieder machen sich die Notizen lieber von Hand oder elektronisch im Dokument anstatt in der Arbeitsumgebung des ExtraNets. i-web: Nehmen Sie selber manchmal an Behördensitzungen teil? Pascal Kuster: Wenn der Gemeindeschreiber abwesend ist, schreibe ich an den Gemeinderatssitzungen das Protokoll. i-web: Wie ist die Stimmung an den Sitzungen? Hat sie sich verändert? Pascal Kuster: Die Stimmung ist gut. Anstatt in Papierstapeln zu blättern, scrollen die Teilnehmenden jetzt auf ihren Laptops oder Tablets. Ein grosser Vorteil ist sicher die Volltextsuche und der direkte Zugriff auf die vollständige History der Geschäfte. i-web: Werden auch die Kommissionen heute nur noch elektronisch dokumentiert? Pascal Kuster: Ja. Hier erfolgte die Umstellung gestaffelt. Die Kommissionen haben zum Teil nicht so viele Sitzungen und brauchen deshalb länger, um sich umzugewöhnen. Es gibt aber deutlich weniger Widerstand als erwartet. Die Kommissionsmitglieder haben dank dem ExtraNet neu Zugriff zu diversen Unterlagen erhalten, die vorher nur dem Gemeinderat zur Verfügung standen. Das ist ein zusätzlicher Vorteil, der sehr geschätzt wird. Ein Beispiel sind die Mediendienste unserer Kommunikationsverantwortlichen mit Zeitungsartikeln über die Gemeinde und weiteren wichtigen Berichten. Diese Inhalte wurden zuvor in einem Typo3-Extranet publiziert, das nur den Gemeinderatsmitgliedern zur Verfügung stand. i-web: Die BrainCONNECT-Schnittstelle zum ExtraNet wurde neu umgesetzt. Thalwil war als Pilotkundin dabei. Warum? Pascal Kuster: Wir sehen grosse Vorteile in der Digitalisierung der Verwaltung. Wir haben deshalb die Geschäftsverwaltung BrainCONNECT im Januar 2015 flächendeckend in der gesamten Verwaltung eingeführt. Viele andere Verwaltungen nutzen BrainCONNECT nur in der Kanzlei. Das führt zu zahlreichen Medienbrüchen. Wir haben auf einen Schlag alle Abteilungen umgestellt und digitalisieren auch den Posteingang. Weil wir Medienbrüche und Doppelerfassungen vermeiden möchten, war es für uns auch keine Option, die Behördengeschäfte manuell im ExtraNet zu erfassen. Wir drängten stattdessen auf die Umsetzung der Schnittstelle ins ExtraNet und waren in diesem Projekt gern als Pilotkunde dabei. Als Pilotkunde investiert man zwar etwas mehr Zeit, hat dafür aber den Vorteil, dass man frühzeitig Rückmeldungen geben und Wünsche anmelden kann. So konnten wir das Ergebnis mitgestalten. Wenn wir hingegen eine Lösung erst einführen, wenn sie bereits bei vielen Gemeinden in Betrieb ist, sind die Einflussmöglichkeiten gering. Nun erhalten wir immer wieder Besuch von Gemeinden, die sich unsere Lösung zeigen lassen. i-web: Welche Vorteile bringt Ihnen die elektronische Geschäftsverwaltung? Pascal Kuster: Mit der elektronischen Geschäftsverwaltung erhalten wir, bildlich gesprochen, einen einzigen zentralen Schrank, auf den alle Verwaltungsmitarbeitenden je nach Berechtigungen zugreifen. Hier bleibt jedes Dokument während des gesamten Lebenszyklus für alle Berechtigten abrufbar und wird schliesslich zu einem vorbestimmten Zeitpunkt der ruhenden Ablage zugeführt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dem Langzeitarchiv übergeben.. Es gibt kein Chaos und keine Schattendossiers mehr, wie ich es in internen Netzwerken sonst immer erlebte. i-web: Worin bestehen die Unterschiede zwischen der Geschäftsverwaltung und dem ExtraNet? Pascal Kuster: Die Geschäftsverwaltung ist ein Instrument für die Verwaltung, also die operative Ebene. Sie ist komplizierter in der Anwendung und eignet sich nicht für ungewohnte Benutzer. Das ExtraNet ist ein Publikationsorgan. Hier publizieren wir gezielt ausgewählte Inhalte. Es ist übersichtlich und benutzerfreundlich. Über die Volltextsuche finden die Benutzenden alle früheren Geschäfte zu einem beliebigen Stichwort. i-web: Seit Februar 2017 hat der Gemeinderat nun auch eine Sitzungsapp für Tablets, welche die Inhalte ebenfalls aus der Geschäftsverwaltung übernimmt. Von wem wird sie genutzt? Pascal Kuster: Die meisten Gemeinderatsmitglieder arbeiten mit dem Laptop, weil das Handling mit der Tastatur- einfacher ist. Drei Gemeinderatsmitglieder haben die App jedoch heruntergeladen, nachdem wir sie ihnen vorgestellt haben. Nun haben wir auch den Kommissionsmitgliedern die Sitzungsapp angeboten. Wer ein Tablet hat, kann die Zugangsdaten bestellen und die App herunterladen. Einer der Vorteile der App ist ja, dass sie auch offline verwendet werden kann, wenn man für eine Sitzung den Offline-Modus aktiviert. i-web: Seit Neuem hat Thalwil zusätzlich zum ExtraNet für Behörden auch ein IntraNet von i-web für die Verwaltung in Betrieb. Warum? Pascal Kuster: Wir hatten vorher intern die gleiche Typo3-Lösung wie fürs ExtraNet des Gemeinderats auch als Verwaltungs-Intranet im Einsatz. Für dieses System wurde kein Support mehr geboten. Weil wir 2016 ein Redesign des Webauftritts vornahmen und das neue Design auch für das ExtraNet verwendeten, schien es uns sinnvoll, für das IntraNet mit dem gleichen System und dem gleichen Design zu arbeiten. i-web bot uns für das Gesamtpaket einen Sonderrabatt. i-web: Für welchen Zweck verwenden Sie das IntraNet? Pascal Kuster: Das IntraNet ist unser interner Infokanal. Wir führen hier zum Beispiel die internen Veranstaltungen und die Personal-Neuigkeiten. Die Inhalte werden strukturiert dargestellt, und die History bleibt ersichtlich. Das IntraNet wird an unseren Arbeitsplätzen als Startseite im Chrome angezeigt. Die neusten Neuigkeiten und Anlässe erscheinen auf der Frontseite. So können sich alle Mitarbeitenden die nötigen Informationen beschaffen. Für die - Aussendienst-Mitarbeitenden ohne Büro-Arbeitsplatz werden die wichtigsten Inhalte ausgedruckt und auf Papier zur Verfügung gestellt. i-web-Produkte in der Gemeinde Thalwil:
|
