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10.09.2010 23:39:57

Das Reservations- und Bewirtschaftungssystem (RBS)


Das Reservations- und Bewirtschaftungssystem (RBS) der i-web.ch ist ein Verwaltungssystem für Räumlichkeiten und verschiedenste weitere Objekte, die regelmässig von verschiedensten Seiten gemietet bzw. belegt werden. Je nach individuellen Bedürfnissen kann das RBS nur zur Objekt-Administration oder zugleich auch als Online-Reservations- und Buchungssystem genutzt werden.

Wenn Objekte laufend für kurze Zeitperioden von verschiedensten Seiten benutzt bzw. gemietet werden, verursacht dies einen erheblichen administrativen Aufwand. Mit dem Reservations- und Bewirtschaftungssystem RBS der i-web.ch können alle anfallenden Verwaltungsarbeiten erledigt werden – vom Belegungs- bzw. Vermietungs-Management über die Reservationsbestätigung und Rechnungsstellung bis hin zu statistischen Gesamtauswertungen. Für jedes zu verwaltende Objekt können individuelle Eigenschaften (inkl. Inventar und Zubehör), Belegungsmöglichkeiten und Zusatzoptionen, Nutzungsbedingungen, Preismodelle usw. abgebildet werden. Die Verantwortung für die Verwaltung der Objekte kann auf eine beliebige Zahl von RBS-VerwalterInnen aufgeteilt werden. Auch die Objektverantwortlichen (Hauswarte, Badmeister, hauswirtschaftliche Betriebsleitende usw.) werden einbezogen und profitieren von den vielfältigen Zusatzfunktionen des Systems.

Das RBS eignet sich für Sitzungsräume ebenso wie für Kongresszentren, Kurs- und Ferienhäuser, Anlagen und Grossgeräte, Turnhallen und Schwimmbäder, Waldhütten, Plätze verschiedenster Art und viele weitere Objekte. Die RBS-Objekte können jederzeit auch für die Ansicht oder Reservation über das Internet freigegeben werden. In diesem Fall informieren sich die Miet-InteressentInnen bzw. die internen BenutzerInnen (sog. RBS-EndkundInnen) selbstständig online über das Objekt und seine Verfügbarkeit und reservieren das Objekt eventuell sogar selber online. Erfahrungsgemäss sinkt dadurch die Zahl telefonischer Anfragen beträchtlich, und die Auslastung der Objekte steigt massiv. Online-Reservationen müssen von den RBS-VerwalterInnen geprüft und bestätigt werden.

Das RBS erlaubt einfache und komplexe Nutzungsformen, unter anderem dank den folgenden Eigenheiten:

  • Informationen und Bilder zu den Objekten (Grösse, Einrichtung, Zubehör, Vertragsbedingungen, Benutzungsrichtlinien usw.) können zentral erfasst werden und bleiben so jederzeit abrufbar.
  • Zu allen Objekten sind Belegungspläne zentral zugänglich, mit übersichtlichen Such- und Vergleichsmöglichkeiten. Weil Reservationen direkt im Belegungsplan registriert werden (mit standardisierter oder bei Bedarf manueller farblicher Kennzeichnung), bleibt der Belegungsplan auch bei Beteiligung mehrerer Personen stets topaktuell.
  • Unterschiedlichste zeitliche Bedingungen und Einschränkungen können im System abgebildet werden. Das System garantiert dann automatisch deren Einhaltung.
  • Bei Bedarf können Objektverantwortliche und/oder externe Entscheidungsträger (z.B. Feuerpolizei) in die Prüfung einer Reservation einbezogen werden (automatische Benachrichtigungs-E-Mails).
  • Je nach Art der Objekte kann die Prüfung der Nutzungsanfragen ein grösseres Gewicht erhalten und ein komplexes Bewilligungsverfahren beinhalten (z.B. Bewilligung für die Nutzung von Marktplätzen oder für die Durchführung grösserer öffentlicher Veranstaltungen). Das RBS bietet die nötigen Funktionen für solche Bewilligungsverfahren, eignet sich also auch als Bewilligungssystem.
  • Auch Objekte mit flexiblen Teilbereichen (z.B. Schwimmbad mit mehreren Bahnen, Mehrfachturnhalle) können problemlos abgebildet und bewirtschaftet werden.
  • Verschiedenste Abhängigkeiten können im System erfasst werden und werden dann bei den Buchungen automatisch berücksichtigt (z.B. keine Vermietung des Festsaals bei belegter Grossküche).
  • Pro Objekt können maximale und minimale Reservations-Vorlaufzeiten und maximale Reservationsdauern definiert werden. Das System garantiert dann automatisch deren Einhaltung.
  • Pro Objekt, pro Zubehör und pro Option können individuelle Preise für verschiedene Nutzerkategorien. (z.B. Vereine, Privatpersonen, Firmen), für verschiedene Reservationsdauern und/oder für verschiedene Wochentage (z.B. Spezialpreis für Sonntag) festgelegt werden. Das System berechnet automatisch den nutzerspezifischen Gesamtpreis (inkl. Zubehör und Optionen).
  • Verschiedenste Preisbeschränkungen, Mengenrabatte, mengenbedingte Tarifsenkungen usw. lassen sich im System abbilden und werden dann bei der Preisberechnung berücksichtigt.
  • Möglichkeit, RBS-EndkundInnen in eine Warteschlange einzuschreiben, mit halbautomatischer Benachrichtigung bei Annullierung der Erstreservation
  • Serienbuchungen und Kopie früherer Buchungen einfach möglich
  • Warenkorbsystem für Mehrfachbuchungen verfügbar
  • Alle Reservations- und Rechnungsdetails können jederzeit manuell angepasst werden. Auch rückwirkende Reservationen sind möglich.
  • Das System erstellt automatisch benötigte Dokumente (Bestätigungen, Rechnungsbeilagen) und verwendet dabei individuelle Brief- und Rechnungstexte sowie Briefvorlagen mit individuellem CI/CD. Die Dokumente können an automatisch erzeugte E-Mails angehängt oder ausgedruckt und per Post verschickt werden.
  • Integriertes Adressbuch zur Verwaltung der Debitoren-/Kundenadressen verfügbar, verwendbar für Adressexport (z.B. Serienbriefe), mit Möglichkeiten zur Organisationsverwaltung
  • Schnittstellen zu interner Verwaltungssoftware verfügbar
  • Schnittstellen für Datenexport in gängige Buchhaltungsprogramme verfügbar. Für jedes Objekt und Zubehör kann separat bestimmt werden, auf welches Applikations-Endkonto die Rechnungsdaten zu verbuchen sind.
  • Spezielle Reports für Objektverantwortliche (Hauswarte, Badmeister, BetriebsleiterInnen usw.) werden automatisch vom System erstellt (z.B. Belegungsübersichten mit wählbaren Detailangaben zu ausgewählten RBS-Objekten und für frei wählbare Zeitspannen).
  • Statistische Auswertungen und Übersichtslisten werden automatisch vom System erstellt.
  • Einzelne oder alle Objekte können jederzeit für die Online-Ansicht (Objektdetails, Belegungspläne) und bei Bedarf auch für die Online-Reservation („externe Reservation“) freigeschaltet werden.
  • Online-KundInnen werden vom RBS Schritt für Schritt durch den Buchungsprozess geführt.
  • Um Missbräuche und unerwünschte Reservationen zu verhindern, können für die externe Reservation verschiedenste spezielle Beschränkungen eingerichtet werden (z.B. keine externen Serienbuchungen, keine externe Inventaransicht), die für die interne Reservation nicht gelten müssen.
  • Falsche oder unerlaubte Buchungen werden vom System unterbunden. Bei unvollständigen Angaben werden die RBS-EndkundInnen darauf hingewiesen, welche Angaben sie ergänzen müssen.
  • Optionales Modul für Online-Zahlung verfügbar („i-Payment“).
  • RBS-EndkundInnen erhalten automatische E-Mail-Bestätigungen für getätigte und bestätigte Reservationen, Änderungen des Warteschlangenstatus, erfolgreiche Online-Zahlung usw.